プライバシーポリシー

1. 取得する情報

本サービスでは、次の情報を取得します。

• パイロット事前登録フォームでご記入いただく情報（事業所名、事業種別、ご担当者名、役職、メールアドレス、記録業務に関するお困りごと）
• アカウントに関する情報（メールアドレス、表示名、所属する事業所、権限）
• お子さまに関する情報（お名前、学年、特性メモ）
• 職員が記録したメモの本文、および生成された連絡帳・支援記録の本文
• 本サービスの利用状況（文字起こしおよび文章生成の実行回数）

2. 利用目的

取得した情報は、次の目的のために利用します。

• 本サービスの提供
• お問い合わせへの対応
• 本サービスの品質改善（不具合の調査、生成品質の検証）
• 利用状況の把握およびご請求に関する事務

3. 音声の取り扱い

録音された音声は、文字起こしのために外部サービスへ送信したのち、直ちに破棄します。当方のサーバーおよびデータベースに音声を保存することはありません。保存されるのは、文字起こしされたテキストのみです。

4. 外部サービスへの送信

本サービスは、次の外部サービスを利用します。いずれも、送信した内容をAIの学習に利用しない条件のものを選定しています。

• OpenAI, L.L.C.（アメリカ合衆国）— 音声の文字起こしに利用します。音声データと、お名前の聞き取り精度を高めるために名簿のお名前を送信します
• Anthropic, PBC（アメリカ合衆国）— 文章の生成に利用します。次項の仮名化を行ったテキストを送信します
• このほか、Supabase（データベース・認証）、Vercel（ホスティング）、Resend（メール送信）、Polar Software Inc.（決済）、Sentry（不具合の記録）を利用します

5. 仮名化とその限界

文章の生成にあたっては、名簿に登録されたお名前を記号に置き換えたうえで送信し、生成された文章を画面に表示する際に元のお名前へ戻します。

この仕組みは、名簿に登録されたお名前にのみ機能します。名簿に登録されていない方（ご家族、職員、他のお子さまなど）のお名前がメモに含まれる場合、そのまま送信されます。そのため、名簿に登録されていない方のお名前を入力しないよう、利用規約においてお願いしています。

なお、音声の文字起こしについては、音声をそのまま送信するため仮名化を行いません。また、お名前の聞き取り精度を高めるため、名簿に登録されたお名前を併せて送信します。これらは、前項のとおりAIの学習には利用されませんが、送信先の事業者において不正利用の監視等のため一定期間保存されることがあります。

6. 保管と安全管理

取得した情報は、次の措置を講じて保管します。

• 通信はすべて暗号化しています
• データベースでは、行レベルセキュリティにより事業所ごとにデータを分離しています
• 情報にアクセスできる者を必要最小限に限定しています

7. 保持期間と削除

契約の終了後90日を経過した時点で、事業所のデータを削除します。その期間内にご連絡いただければ、データをお渡しします。詳細は利用規約第9条によります。

8. 第三者提供と委託

法令に基づく場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人情報を提供することはありません。

第4項に記載した外部サービスへは、本サービスの提供に必要な範囲で個人情報の取り扱いを委託しています。当方は、委託先が個人情報を適切に取り扱うよう監督します。

9. 開示・訂正・削除の請求

ご自身の情報の開示、訂正、削除をご希望の場合は、下記の窓口へお申し出ください。すみやかに対応します。

お子さまに関する情報については、まずご利用の事業所へお問い合わせください。当方は、事業所からの依頼に基づいて対応します。

10. 改定

本ポリシーは、必要に応じて改定することがあります。重要な変更がある場合は、本ページでお知らせします。

11. お問い合わせ

コエキロク（運営者: 榮 純明） support@koekiroku.com